مدیریت پروژه، کلید گمشده بسیاری از مشکلات ریز و درشتی است که کشور ما سال ها با آن درگیر بوده و هست. برای مثال چرا باید یک پروژه ملی در مرکز شهر تهران ده ها سال طول کشیده و هنوز هم ناقص مانده باشد؟ به غیر از این است که از ابتدا نداشتن علم مدیریت پروژه باعث شده این پروژه کلان و البته بسیاری از پروژه های مشابه آن سال ها بدون سرانجام باقی مانده و هیچ چشم اندازی هم از زمان پایان و یا تکمیل آن ها در دسترس نباشد.
با توجه به اهمیت بسیار علم مدیریت پروژه تصمیم گرفتیم در این نوشته از بخش وبلاگ مهندس یار یک جزوه بسیار کامل و کاربردی از این دوره جامع را به صورت دانلود رایگان قرار دهیم. در ادامه می توانید ضمن مطالعه عناوین این جزوه آموزشی، آن را به صورت رایگان دانلود نمایید.
مشخصات جزوه مدیریت پروژه
این جزوه در بیش از 220 اسلاید و به صورت تایپ شده همراه با شکل های مفهومی و با بالاترین کیفیت تدوین شده است. شاید فکر کنید مدیریت پروژه دانشی مخصوص مهندسان صنایع است، که البته تا حدودی هم این حرف ممکن است درست باشد. اما شما به عنوان یک مهنندس برق، مکانیک و یا عمران ممکن است در عمر کاری خود مسئول و یا مدیر یک پروژه بزرگ شوید که در این حالت باید اطلاعات کاملی از این علم روز دنیا داشته باشید. پس با ما همراه باشید و نگاهی داشته باشید بر عناوین این جزوه مفید و کاربردی.
دلایل اهمیت مدیریت صحیح پروژه
هر جزء یک پروژه دارای زمان – منابع و هزینه خاصی است که روابط وابستگی خاصی بین آن ها حاکم است و نیازمند منابع کاری و مصرفی مختلفی است. بودجه آن محدود و قابل پیش بینی است و باید یک حمایت کننده مالی داشته باشد. هزینه های ناشی از تاخیر پروژه بسیار زیاد بوده و شامل موارد زیر می گردد:
هزینه دیر رسیدن به بهره برداری یا سود از دست رفته:
فقط در پروژه کلان فازهای 6 و 7 و 8 پارس جنوبی، به ازاء هر روز تاخیر در بهره برداری از پروژه، کشور زیانی معادل 5.190.000 دلار متحمل می شد. بنابراین اگر پروژه های بزرگ چند ماه زودتر به بهره برداری برسند، اثر تعیین کننده ای در اقتصاد کشور خواهند داشت.
هزینه ناشی از گران شدن منابع مصرفی
افزایش هزینه منابع کاری
هزینه تمدید مجوزها و پیمان نامه ها
هزینه بهره سرمایه مصرف شده
هزینه های کیفی:
ضرر از دست دادن بازار رقابت (تاخیر در طرح های پارس جنوبی باعث شده تا کشور قطر 4 برابر ایران از این حوزه مشترک گاز برداشت کند). با به تعویق افتادن تکمیل پروژه، ممکن است پروژه غیر اقتصادی شود.
ضرر ناشی از عدم اشتغال زایی در کشور.
ضرر ناشی از کاهش درآمد.
بر اساس آمار منتشره سازمان مدیریت و برنامه ریزی در سال 80 متوسط زمان اتمام پروژه های ملی در کشور نزدیک به 22/2 برابر زمان پیش بینی شده پروژه ها بوده است.
مدیریت پروژه، وسیله مستند سازی تجربیات
لازمه عدم تکرار اشتباهات و الگو برداری از هدایت موفق پروژه ها، مستند سازی پروژه است. که با پیاده سازی مدیریت پروژه تحقق می یابد. مدیریت پروژه زبان مشترک ایجاد می کند. کنترل پروژه وسیله مچ گیری نیست بلکه زبان مشترک و شفاف بیان نیاز ها و اندازه گیری زحمات است.
ویژگی های یک پروژه موفق:
یک پروژه موفق پروژه ای است که در زمان و بودجه پیش بینی شده و بر اساس مشخصات فعلی تعریف شده به اتمام برسد. در این راستا برخی از قوانین طنز آمیز که توسط انجمن آمریکایی کنترل تولید و موجودی APICS نتیجه گیری شده عبارتند از:
پیشرفت پروژه ها به سرعت سپری می شود تا آنکه به درصد تکمیل %90 می رسند سپس برای همیشه در همین %90 پیشرفت باقی می مانند.
یکی از مزایای مبهم بودن اهداف پروژه یا تحویل شدنی ها این است که نگرانی شما را در مورد برآورد هزینه های مرتبط برطرف می سازد.
موقعی که اوضاع ظاهراً رو به بهبود است شما در مورد چیزی خوش بینانه قضاوت کرده اید.
یک پروژه ای که برنامه ریزی نشده 3 برابر زمان پیش بینی شده به طول می انجامد، اما پروژه ای که با دقت برنامه ریزی شده حداکثر 2 برابر زمان برآورد شده طول خواهد کشید.
تیم های پروژه از گزارش گیری پیشرفت متنفر هستند زیرا به وضوح نمایانگر عدم پیشرفت شان است.
سطوح محتلف مدیریت پروژه
یک پروژه را می توان و باید در چندین سطح مختلف مدیریت نمود که مهم ترین آن ها عبارتند از:
مدیریت محدوده پروژه – مدیریت زمان پروژه – مدیریت هزینه پروژه – مدیریت کیفیت پروژه – مدیریت منابع انسانی پروژه – مدیریت ارتباطات پروژه – مدیریت ریسک پروژه – مدیریت تدارکات (تامین) پروژه – مدیریت یکپارچگی پروژه
چند نکته مهم در مورد مدیر پروژه
مدیر پروژه باید جایگاهی مناسب داشته باشد تا بتواند تأثیر لازم را بر مدیران رده بالا و کارمندان ارشد و دون پایه بگذارد.
کارفرما باید با توجه به شرایط اقتدار و آزادی عمل الزم را به مدیر پروژه تفویض کند تا باعث کاهش زمان و هزینه از حد پیش بینی شود.
مدیر پروژه باید بیشتر از آنکه فنی باشد مردمی باشد.
بهتر است مدیر پروژه از فعالیت های خارج پروژه آزاد باشد تا بتواند بیشتر پیگیر کارهای پروژه باشد.
مدیر پروژه باید برنامه های آموزشی متعدد را برگزار کند تا تمام سطوح سازمان از خصوصیات و محدودیت های برنامه ریزی شبکه ای آگاه باشند.
روشن ساختن این موضوع که برنامه ریزی شبکه ای یک وسیله کیفری نیست تعهد و قبول مسئولیت ایجاد نموده و وسیله ای برای کمک است نه اسلحه ای برای حمله به دیگران.
ذینفعان پروژه
اجرای موفقیت آمیز پروژه مستلزم درنظرگرفتن خواسته های ذینفعان است. ذینعفان داخلی پروژه عبارتند از: حامی مالی پروژه، کارفرما، مدیر پروژه، تیم پروژه، مشتریان پروژه، مشاور و پیمان کاران. همچنین ذینعفان خارجی پروژه عبارتند از رقبا، رسانه ها، کمیسیون ها، سازمان های قانون گذار، سهام داران، خریداران و طرف داران محیط زیست.
گام های برنامه ریزی و کنترل زمان
برنامه ریزی و کنترل زمان هر پروژه 5 مرحله دارد که عبارتند از:
شناسایی فعالیت ها و تعیین محدوده پروژه توسط نمودار WBS
برآورد زمان، منابع و هزینه
تعیین روابط وابستگی مابین فعالیت ها و محاسبات زمانی
برنامه ریزی تخصیص منابع و هزینه
کنترل و نظارت بر پروژه
آشنایی با نمودار WBS در مدیریت پروژه
یکی از مهمترین تکنیک های ایجاد زبان مشترک نمودار WBS است. نمودار WBS قلب مدیریت پروژه است و تمام تکنیک های بعدی وابسته به آن است. در این روش، از سیستم سلسله مراتبی یا Hierarchical برای تعریف فعالیت ها استفاده می شود. ابتدا نام پروژه در سطح اول به عنوان یک فعالیت مادر نوشته می شود. در سطح دوم پروژه به قسمت های اصلی تقسیم می گردد. سپس هر فعالیت اصلی در سطح بعدی به اجزای کوچک تر شکسته می شود. درصورت نیاز به همین ترتیب تقسیم باکس ها ادامه می یابد.
نمایش WBS یک پروژه اغلب توسط یک نمودار سلسله مراتبی مانند چارت سازمانی صورت می گیرد.
برآورد زمان، منابع و هزینه پروژه
برنامه ریزی پروژه یا scheduling project به طور کلی در شش فاز اصلی به شرح زیر صورت می گیرد:
تعیین محدوده و فعالیت ها
تعیین روابط وابستگی
برآورد زمان، منابع و هزینه
برنامه ریزی زمان
برنامه ریزی منابع
برنامه ریزی هزینه
بعد از تعیین محدوده پروژه باید تعیین روابط وابستگی و برآورد ها انجام شود. برآورد زمان پس از شناسایی فعالیت ها و طرح اولیه منطق اجرای پروژه یا همزمان با آن صورت می گیرد. یعنی هر فعالیت تعریف مستقلی داشته و فعالیت ها اشتراک زمانی یا Overlap نداشته باشند. دقت برآورد با توجه به ماهیت فعالیت ها و هدف پروژه صورت می گیرد.
نکات مهم در برآورد زمان
کسانی که برآورد زمان را انجام می دهند باید کاملاً مجرب باشند.
در یک WBS برای فعالیت های شبکه اصلی یا مادر لازم نیست زمانی تخصیص داده شود.
فرضیاتی که در برآورد زمان باید مورد توجه قرار داد:
بهتر است واحد برآورد زمان کلیه فرآیندها یکسان و ثابت باشد.
برآورد نباید به حالت شرطی انجام شود.
استفاده از حالات شرطی در مدیریت پروژه
در صورتی که استفاده از حالت شرطی لازم باشد می توان:
در تعریف فعالیت ها تجدید نظر کرد یا چند فعالیت را ادغام یا تجزیه نمود.
یکی از حالات برآورد را قرار داد.
اگر در حین اجرای پروژه تغییری در یکی از برآورد ها پیش آمد پروژه را به هنگام می کنیم.
هنگام برآورد زمان یک فعالیت میزان منابع را همیشه مقداری معقول و متوسط در نظر می گیریم. فرض بر این است این تعداد از هر منبع مستقل از نیاز سایر فعالیت ها به آن منبع است.
اتفاقات غیر قابل پیش بینی نه در برآورد زمان و نه در تقویم پروژه در نظر گرفته نمی شوند مانند زلزله، سیل و غیره.
برآورد نباید به حالت خوش بینانه یا بدبینانه باشد بلکه باید به حالت واقع بینانه باشد.
نمودار گانت (Chart Gantt)
این نمودار توسط هنری گانت در Henry L. Gantt (1917) جنگ جهانی اول ابداع شد. نمودار گانت عمومی ترین وسیله برای نمایش برنامه های صنعتی است زیرا برای عموم افراد قابل فهم است، ولی وسیله مناسبی برای برنامه ریزی نیست.
محصول مرتبط: آموزش ms project 2021 به زبان فارسی
هیچ دیدگاهی نوشته نشده است.